デイリーページで「ログ&振り返り」して
ビジョンを実現

EDiT手帳の愛用者、キャリアカウンセラーの齋藤めぐみさんによる「EDiTの使い方」。最終回は、デイリーページの使い方です。
「デイリーページは、予定や記録の書きこみとして使うだけではなく、"振り返りのツール"として使う」。
それは、長年の手帳愛好家であり、自身のビジョンを叶えキャリアカウンセラーとしてステップアップし、仕事の幅を広げながら、充実した毎日を過ごしている齋藤さんが実践している方法だからこその説得力があります。

TEXT:齋藤めぐみ PHOTO : 井関信雄

手帳には予定とログを書きこむことがビジョンへの近道

スケジュールは予定を立てたら終わりというものではありません。むしろそれを実行することこそに意味があります。実行するためにはどのように手帳に予定を書き込めばいいのか、予定以外には何を書けばいいのでしょうか?

「手帳を使いこなせない!」「何があったか覚えていなくて振り返れない」という人の大半が、アポイントメント(他者と約束した予定)のみを書いているケースが多いと感じています。

「実行したこと」の「記録(ログ)」を残すことで、「振り返り→次の目標づくり」というサイクルがきちんと回せるようになり、ビジョンがどんどん実現できるようになってきます。そのときに役立つのが「1日1ページ手帳」です。

今回は、日々のPDCAサイクルを回すために「デイリーページ」を使ったステップについてお伝えします。

STEP 1:記録(ログ)を残すポイント3つ

まずは、日々やること・実際にやったこと・何を感じたのかなどの記録(ログ)を“手帳に残す”ということが大切です。

【ポイント①】予定は細かく記入

予定は細かく記入して、実際にかかる時間を可視化しましょう。たとえば、13時からアポイントが入っていたとする(①)。

それがお客様先へ行くアポイントなのか、お客様が来社されるのかで、同じ1時間のアポイントでも使われる時間は全く変わります。何時に出かけるのか(②)、アポイントに持っていく物の準備はいつするのか(③)など、細かい部分も全て手帳に書き出す。そうすると、手帳を見ればその予定に関する流れを一瞬で掴むことができ、抜け漏れを防ぐこともできます。

都会のように電車が頻繁にくる場所で仕事をしている場合はいいかもしれませんが、私のように地方で仕事をしていることもあると、30分に1本の電車を逃せないので特に必要になってきます。

「何でも手帳に書く」という習慣がない方もいるかもしれませんが、アポイント以外の予定を書くことも大事です。

次に述べる【ポイント②】のTO DOにもつながりますが、考える時間や資料をつくる時間、誰かとディスカッションする時間など、それらもすべてが重要な予定。これらの予定を書いておかないと、本来自分にとって大事な時間、中長期のために必要な時間はどんどん後ろ倒しになり、十分な時間が取れないということになりかねません。

手帳に書いてしっかりと予定を確保しましょう。

【ポイント②】TO DOリストも手帳に記入

TO DOは付せんに書いてPCの周りに貼っている人、またはノートに記入している人もいると思います。しかし、このTO DOリストこそ、「いつやるか」がとても大事です。時間軸を意識してタスクを管理するためにも、ぜひ手帳に記入してください。【ポイント①】でも書いたように「その日に何をするのか?」を手帳の時間軸に落とすことで抜け漏れが防げます。

付せんにリストアップしている人は、それをそのまま手帳に貼ってしまいましょう(④)。その日にやりきれないことは、次の日に付せんごとTO DOリストを移動することもできます。

【ポイント③】結果を残す

次に、予定を立てて、TO DOリストに書かれたタスクをおこなった結果も手帳に残します。たとえば予定通り全て終われば「済」という一文字を書いておくだけでも(⑤)、“予定をクリアした”というログになります。

自分の計画通りに仕事が終わらないとき、計画の立て方や時間の見積もりが甘かったのか、それともイレギュラーなことが起きたからなのかを確認したり、起きた出来事や自分の気持ち、思いついたアイデアなど、なんでも記録しておくと、あとから振り返りをするときに便利です。

私の場合は、訪れたお店のショップカードやいただいた名刺、美術展のチケットの半券なども手帳に貼ってしまいます(⑥)。手元に残しておいて整理せずに放置されていくより、貼ってしまい、いつどこで誰と会ったのか、何をしたのかをあとで振り返るときに、一目瞭然にしておきたいからです。

STEP 2:1ヶ月ごとの振り返りをする

このように、毎日デイリーページにログを残してあると、1ヶ月が終わったときの振り返りがとても楽です。1ヶ月を眺め、実際にあったことや自分の中で記録しておきたいことなどを、マンスリーページの前にある「月間プランニングページ」の「RECORD」に記入します(⑦)。自分のその月に立てたテーマに対して、どのような結果だったのかも、併せて振り返り、記録しておくといいですね。

そしてこのとき、ただ起きたことを羅列して書くというよりは、少し時間をとって、「自分にとってどんな1ヶ月だったのか」を味わってほしいと思います。

「できた」「できていない」というジャッジや反省をするのではなく、何があったのか何をやったのか、事実をまず振り返ります。それからそれに対して、どんな気持ちを感じているのか、感情を振り返ることがポイントです。このように時間を取って過ぎた日々を味わってみると、1ヶ月でもいろいろなことが起こっていたことを思い出し、それが次の1ヶ月、1年につながっていきます。


STEP 3:次の目標・テーマをつくる

1ヶ月の予定を立て、実行し、振り返りをしたあとは次の月の目標・テーマをつくります。その際に再度「年間のプランニングページ」に立ち返り、改めて今月は何に取り組むのか考える時間を取ってください。

目標を考えたり、振り返りをする時間も大切な予定。日々の中、特に月始め、マンスリーページやデイリーページに「振り返りの時間」と書き込んでおくことが大事です。私のワークショップにいらっしゃる方の中には、毎夜23時になるとスマホのアラームが鳴り、「振り返りタイム」を忘れないようにして実践している方も。

充実感や達成感を感じるには、目標と結果という目に見える形だけではなく、その1ヶ月に味わった気持ちや感覚なども大切です。自分の通ってきた軌跡、それこそがキャリアです。自分の歩んできた道をしっかりと踏み固める時間が振り返りと次の目標設定の時間になります。

自分の人生、自分で舵を切って過ごしているという実感を持つために、今回の3回にわたる1日1ページ手帳の使い方を日々の中に取り入れていただきたいと思います。

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コラムvol.1 : 「年間プランニングページ」の使い方はこちらから

コラムvol.2 : 「マンスリーページ」の使い方はこちらから

齋藤めぐみさんの仕事やEDiT手帳に関するインタビューはこちらから

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齋藤 めぐみ Megumi Saitou
キャリアカウンセラー / キャリアコンサルタント

ソフトバンクBB株式会社で人事・採用業務に、 その後、大手人材会社にて求人開拓営業などに携わる。 2007年に独立し、現在はフリーのキャリアカウンセラーとして、 「この世界に生まれてきた子どもたちに生きること、働くことの喜びを伝えたい」をビジョンに、 経営者をはじめ、小学生から定年退職後のシニアまで、幅広い世代のキャリア選択の支援をおこなっている。
WEB : http://www.megumi-saitou.jp
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Blog : https://counselorcareer.wordpress.com